Intern entwickelt · selbst im Einsatz

LOTSE Logbuch — Zeiterfassung, Angebote & Rechnungen ohne SaaS-Ballast

Das Tool, mit dem ich meine eigenen Kund:innen, Stunden, Angebote und Rechnungen verwalte — schlank genug für ein Einzelunternehmen, sauber genug für den Alltag mit mehreren Mandaten.

Kein Projektmanagement-Schwergewicht mit fünfzig ungenutzten Funktionen, sondern genau das, was eine Beratung, Agentur oder ein Kleinbetrieb tatsächlich braucht: Zeit erfassen, Kund:innen und Projekte im Blick behalten, daraus Angebote bauen und am Ende sauber fakturieren.

Dashboard von LOTSE Logbuch mit Beispieldaten: offene Stunden, offener Betrag und letzte Einträge

Beispieldaten — keine echten Kund:innen oder Preise.

Funktionen

Ein durchgängiger Ablauf statt Insel-Tools

Von der ersten erfassten Stunde bis zur bezahlten Rechnung in einer Anwendung — ohne Excel-Tabellen, Zettel oder drei verschiedene Abos, die nicht miteinander reden.

Zeit

Zeiterfassung

Timer für laufende Arbeit oder manueller Eintrag im Nachhinein, je Kund:in und Projekt, mit Kennzeichnung abrechenbar/nicht abrechenbar.

Überblick

Kunden & Projekte

Ein einfaches Mini-CRM: Kontakte, Stundensätze, Akquise-Kanal und offene Stunden je Kund:in auf einen Blick, ohne CRM-Komplexität, die niemand pflegt.

Vertrieb

Verkaufs-Pipeline

Alle Angebote als Kanban-Board: Entwurf, versendet, in Verhandlung, gewonnen oder verloren — auf einen Blick, wo jeder Abschluss gerade steht.

Verkauf

Angebote

Positionen frei erfassen oder aus dem eigenen Produktkatalog zusammenstellen, als PDF im eigenen Corporate Design versenden.

Abrechnung

Rechnungen

Aus einem angenommenen Angebot, aus ausgewählten Zeiteinträgen oder frei erstellt — mit automatischem Fälligkeitsdatum, Mahnstufen-Tracking und einem QR-Code, der die Überweisung in der Banking-App direkt ausfüllt.

Organisation

Aufgaben & Wiedervorlage

Erinnerungen je Kund:in oder Projekt mit Fälligkeitsdatum — nichts geht unter, ohne dass dafür ein zweites Tool nötig wäre.

Steuerung

Dashboard

Offene Stunden, offener Betrag, fällige Aufgaben und überfällige Rechnungen auf einer Seite — als Startpunkt für den Arbeitstag, nicht als weiteres Reporting-Ritual.

Analyse

Auswertungen & Suche

Umsatz je Kund:in, Monat und Projekt, Projekt-Profitabilität und Akquise-Kanal-Auswertung — plus eine globale Suche über Kund:innen, Angebote und Rechnungen.

Eigenständig

Corporate Design je Instanz

Eigene Farben, Logo und Firmendaten je Instanz — Angebote und Rechnungen sehen aus wie aus dem eigenen Haus, nicht wie aus einer Vorlagensammlung.

Einblick

So sieht die Anwendung im Alltag aus

Screenshots mit frei erfundenen Beispieldaten — „Max Mustermann GmbH" und alle Beträge dienen nur der Anschauung.

Zeiterfassung mit Timer, manuellem Eintrag und Liste der letzten Einträge
Zeiterfassung: Timer starten oder Stunden im Nachhinein eintragen, je Kund:in und Projekt.
Kundenliste mit Stundensatz und offenen Stunden je Kund:in
Kunden & Stundensätze: alle Kontakte und offenen Stunden auf einen Blick.
Angebotsdetail mit Positionen, Produktkatalog und Gesamtsumme
Angebot zusammenstellen: manuell, aus dem Produktkatalog — und direkt als PDF exportierbar.
Exportiertes Angebots-PDF im Corporate Design mit Positionen und Gesamtsumme
Der PDF-Export: eigenes Corporate Design statt generischer Vorlage.
Mobile Navigation von LOTSE Logbuch auf dem Smartphone
Auch am Smartphone bedienbar — für Stunden, die unterwegs erfasst werden.
Verkaufs-Pipeline als Kanban-Board mit Angeboten in den Status Entwurf, versendet, Verhandlung, gewonnen und verloren
Verkaufs-Pipeline: alle Angebote als Kanban-Board, auf einen Blick, wo jeder Abschluss gerade steht.
Aufgabenliste mit Fälligkeitsdatum je Kund:in, überfällige Aufgabe rot markiert
Aufgaben & Wiedervorlage: Erinnerungen je Kund:in, überfällige klar markiert.
Auswertungen mit Umsatz je Kund:in und je Monat
Auswertungen: Umsatz je Kund:in, Monat und Projekt, Profitabilität und Akquise-Kanäle.
Rechnungs-PDF mit QR-Code für die Banküberweisung
Rechnung mit QR-Code: Banking-App füllt IBAN, Betrag und Verwendungszweck direkt aus.
Ablauf

Wie eine eigene Instanz entsteht

Jede Instanz läuft unabhängig von allen anderen — ein eigener Container, eine eigene Datenbank, ein eigenes Login. Kein Betrieb sieht die Daten eines anderen.

01

Kurzes Gespräch

Klären, ob das Tool zum Alltag passt — und welche Angaben für Corporate Design und Rechnungslegung gebraucht werden.

02

Eigene Instanz einrichten

Ein eigener, isolierter Container mit eigener Datenbank wird angelegt und mit frisch generierten Zugangsdaten versehen.

03

Corporate Design hinterlegen

Firmenname, Adresse, Farben und Logo einmal eintragen — erscheinen ab dann automatisch auf allen Angebots- und Rechnungs-PDFs.

04

Loslegen

Kund:innen anlegen, Stunden erfassen, erstes Angebot schreiben. Kein Onboarding-Marathon, keine Schulungspflicht.

Sicherheit & DSGVO

Eigene Infrastruktur statt fremdem SaaS-Abo

Die Daten liegen nicht bei einem Drittanbieter irgendwo in der Cloud, sondern auf eigener, dedizierter Infrastruktur.

  • Ein Container pro Betrieb — vollständig getrennte Daten, keine geteilte Datenbank.
  • Passwortgeschützter Zugang, verschlüsselte Verbindung (HTTPS).
  • Keine Weitergabe von Daten an Dritte, kein Tracking innerhalb der Anwendung selbst.
  • Zugangsdaten werden bei der Einrichtung sicher übergeben, nie per unverschlüsselter Mail oder Chat.
Preise

Abgestimmt auf den tatsächlichen Aufwand

Einrichtung

€ 390 einmalig

Eigener Container, Datenbank, Subdomain und Corporate Design — betriebsbereit nach dem Erstgespräch.

Laufend

€ 39 / Monat

Hosting, Backups, laufende Updates und neue Funktionen, E-Mail-Support.

Die Beträge oben gelten für eine Standard-Instanz. Fällt zusätzlicher Anpassungsaufwand an — etwa ein spezielles Branding-Detail oder eine Sonderfunktion —, wird das im persönlichen Gespräch geklärt, nicht pauschal online draufgeschlagen.

Als Ausgangspunkt eignet sich das kostenlose Erstgespräch, das auch für die übrigen LOTSE-Leistungen gilt.

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