Das Tool, mit dem ich meine eigenen Kund:innen, Stunden, Angebote und Rechnungen verwalte — schlank genug für ein Einzelunternehmen, sauber genug für den Alltag mit mehreren Mandaten.
Kein Projektmanagement-Schwergewicht mit fünfzig ungenutzten Funktionen, sondern genau das, was eine Beratung, Agentur oder ein Kleinbetrieb tatsächlich braucht: Zeit erfassen, Kund:innen und Projekte im Blick behalten, daraus Angebote bauen und am Ende sauber fakturieren.
Beispieldaten — keine echten Kund:innen oder Preise.
Von der ersten erfassten Stunde bis zur bezahlten Rechnung in einer Anwendung — ohne Excel-Tabellen, Zettel oder drei verschiedene Abos, die nicht miteinander reden.
Timer für laufende Arbeit oder manueller Eintrag im Nachhinein, je Kund:in und Projekt, mit Kennzeichnung abrechenbar/nicht abrechenbar.
Ein einfaches Mini-CRM: Kontakte, Stundensätze, Akquise-Kanal und offene Stunden je Kund:in auf einen Blick, ohne CRM-Komplexität, die niemand pflegt.
Alle Angebote als Kanban-Board: Entwurf, versendet, in Verhandlung, gewonnen oder verloren — auf einen Blick, wo jeder Abschluss gerade steht.
Positionen frei erfassen oder aus dem eigenen Produktkatalog zusammenstellen, als PDF im eigenen Corporate Design versenden.
Aus einem angenommenen Angebot, aus ausgewählten Zeiteinträgen oder frei erstellt — mit automatischem Fälligkeitsdatum, Mahnstufen-Tracking und einem QR-Code, der die Überweisung in der Banking-App direkt ausfüllt.
Erinnerungen je Kund:in oder Projekt mit Fälligkeitsdatum — nichts geht unter, ohne dass dafür ein zweites Tool nötig wäre.
Offene Stunden, offener Betrag, fällige Aufgaben und überfällige Rechnungen auf einer Seite — als Startpunkt für den Arbeitstag, nicht als weiteres Reporting-Ritual.
Umsatz je Kund:in, Monat und Projekt, Projekt-Profitabilität und Akquise-Kanal-Auswertung — plus eine globale Suche über Kund:innen, Angebote und Rechnungen.
Eigene Farben, Logo und Firmendaten je Instanz — Angebote und Rechnungen sehen aus wie aus dem eigenen Haus, nicht wie aus einer Vorlagensammlung.
Screenshots mit frei erfundenen Beispieldaten — „Max Mustermann GmbH" und alle Beträge dienen nur der Anschauung.
Jede Instanz läuft unabhängig von allen anderen — ein eigener Container, eine eigene Datenbank, ein eigenes Login. Kein Betrieb sieht die Daten eines anderen.
Klären, ob das Tool zum Alltag passt — und welche Angaben für Corporate Design und Rechnungslegung gebraucht werden.
Ein eigener, isolierter Container mit eigener Datenbank wird angelegt und mit frisch generierten Zugangsdaten versehen.
Firmenname, Adresse, Farben und Logo einmal eintragen — erscheinen ab dann automatisch auf allen Angebots- und Rechnungs-PDFs.
Kund:innen anlegen, Stunden erfassen, erstes Angebot schreiben. Kein Onboarding-Marathon, keine Schulungspflicht.
Die Daten liegen nicht bei einem Drittanbieter irgendwo in der Cloud, sondern auf eigener, dedizierter Infrastruktur.
Eigener Container, Datenbank, Subdomain und Corporate Design — betriebsbereit nach dem Erstgespräch.
Hosting, Backups, laufende Updates und neue Funktionen, E-Mail-Support.
Die Beträge oben gelten für eine Standard-Instanz. Fällt zusätzlicher Anpassungsaufwand an — etwa ein spezielles Branding-Detail oder eine Sonderfunktion —, wird das im persönlichen Gespräch geklärt, nicht pauschal online draufgeschlagen.
Als Ausgangspunkt eignet sich das kostenlose Erstgespräch, das auch für die übrigen LOTSE-Leistungen gilt.
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